Wie kann der Arbeitgeber die elektronische Krankmeldung abrufen?

Elektronische Krankmeldung: So erhält der Arbeitgeber Zugriff auf die Daten

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) revolutioniert den Umgang mit Krankmeldungen. Doch wie gelangt der Arbeitgeber an die benötigten Informationen? Im Gegensatz zu früher, wo die Papierform der AU übergeben werden musste, erfolgt der Zugriff heute digital und weitgehend automatisiert. Das Herzstück dieses Systems ist der Datenaustausch zwischen Arzt, Krankenkasse und Arbeitgeber.

Der Prozess beginnt beim Arzt: Sobald ein Arzt eine Arbeitsunfähigkeit feststellt, übermittelt er die eAU über die Telematikinfrastruktur (TI) direkt an die Krankenkasse des Mitarbeiters. Diese digitale Übermittlung ist für alle Ärzte verpflichtend und stellt sicher, dass die Daten schnell und sicher übertragen werden. Die TI gewährleistet dabei den Datenschutz und die Vertraulichkeit der medizinischen Informationen. Der Arzt selbst gibt keine Daten direkt an den Arbeitgeber weiter.

Die Krankenkasse spielt dabei die zentrale Rolle. Sie empfängt die eAU und prüft deren Echtheit und Vollständigkeit. Anschließend bereitet sie die relevanten Daten für den Arbeitgeber auf. Diese Daten umfassen in der Regel den Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit, die Diagnose (allerdings in anonymisierter Form, sodass der Arbeitgeber lediglich den Zeitraum kennt) und gegebenenfalls die Notwendigkeit einer teilweisen Arbeitsunfähigkeit. Die Krankenkasse übermittelt diese Informationen nicht direkt an den Arbeitgeber. Stattdessen erhält der Arbeitgeber Zugriff auf ein Portal, meist über die jeweilige Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware.

Der Arbeitgeber muss sich also nicht aktiv bei der Krankenkasse melden. Vielmehr wird ihm über seine etablierten Systeme – oft integriert in die Personal- oder Abrechnungssoftware – der Zugriff auf die Daten ermöglicht. Diese Integration stellt sicher, dass der Arbeitgeber die Informationen zeitnah und unkompliziert erhält. Die genaue Vorgehensweise variiert dabei je nach verwendeter Software und dem jeweiligen Anbieter. Die meisten Anbieter informieren ihre Kunden ausführlich über die notwendigen Schritte und bieten Support bei der Implementierung und Nutzung des Systems.

Vorteile der eAU für Arbeitgeber:

• Zeitersparnis: Kein manueller Abgleich und keine Wartezeiten auf die Zustellung per Post.
• Vereinfachte Prozesse: Automatisierung der Datenübertragung und Integration in bestehende Systeme.
• Höhere Datensicherheit: Die Datenübertragung über die TI ist sicher und datenschutzkonform.
• Weniger Verwaltungsaufwand: Reduzierung des Papieraufwands und der damit verbundenen Kosten.

Fazit: Der Zugriff auf die elektronische Krankmeldung erfolgt indirekt über die Krankenkasse und die Integration in die bestehenden IT-Systeme des Arbeitgebers. Dieser Prozess ist automatisiert, sicher und trägt zur Effizienzsteigerung im Krankmeldemanagement bei. Arbeitgeber sollten sich bei ihrem Softwareanbieter über die genaue Vorgehensweise und die notwendigen Schritte informieren.