Wie lange muss man Personalunterlagen aufheben?

Wie lange müssen Personalunterlagen aufbewahrt werden? Ein komplexes Thema mit Fallstricken

Die Frage nach der Aufbewahrungsfrist von Personalunterlagen ist nicht pauschal zu beantworten und komplexer, als es auf den ersten Blick scheint. Zwar orientiert sich die Aufbewahrungsdauer grundsätzlich an potenziellen arbeitsrechtlichen Ansprüchen und der damit verbundenen Verjährung, doch die pauschale Aussage “drei Jahre” greift viel zu kurz und kann zu empfindlichen Bußgeldern führen. Eine differenzierte Betrachtung ist unerlässlich.

Die Regelverjährung von drei Jahren gemäß § 195 BGB gilt zwar für viele Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis, jedoch gibt es zahlreiche Ausnahmen und Sonderregelungen, die zu deutlich längeren Aufbewahrungsfristen führen.

Folgende Aspekte beeinflussen die Aufbewahrungsdauer:

• Art der Unterlagen: Unterschiedliche Dokumententypen unterliegen unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen. Lohnabrechnungen und Unterlagen zur Sozialversicherung müssen beispielsweise gemäß § 41 EStG und § 147 AO sechs Jahre aufbewahrt werden. Auch für Unterlagen, die für die betriebliche Altersvorsorge relevant sind, gelten längere Fristen.
• Beginn der Frist: Die Verjährungsfrist beginnt nicht einheitlich mit dem Austritt des Mitarbeiters, sondern erst mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Bei Ansprüchen aus dem letzten Arbeitsjahr bedeutet dies, dass die Unterlagen bis zum Ablauf des dritten Jahres nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses aufbewahrt werden müssen.
• Hemmung und Neubeginn der Verjährung: Durch bestimmte Ereignisse, wie z.B. eine Klageerhebung oder ein Mahnbescheid, kann die Verjährung gehemmt oder neu in Gang gesetzt werden. Dies verlängert die Aufbewahrungspflicht entsprechend.
• Individuelle vertragliche Vereinbarungen: Abweichende Regelungen im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag können ebenfalls Einfluss auf die Aufbewahrungsdauer haben.
• Weitere gesetzliche Vorgaben: Neben arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften existieren weitere Gesetze, die die Aufbewahrung bestimmter Unterlagen regeln, z.B. das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Konsequenzen bei Nichteinhaltung:

Die Nichtbeachtung der Aufbewahrungsfristen kann zu erheblichen Nachteilen führen. Neben Bußgeldern drohen im Streitfall Beweisnachteile, da der Arbeitgeber im Zweifel die notwendigen Unterlagen nicht vorlegen kann.

Empfehlung:

Um rechtssicher zu handeln, empfiehlt sich die Erstellung eines detaillierten Aufbewahrungskonzepts, das die unterschiedlichen Dokumententypen und die jeweiligen Aufbewahrungsfristen berücksichtigt. Eine revisionssichere Archivierung ist dabei unerlässlich. Im Zweifelsfall sollte fachkundiger Rat, beispielsweise von einem Rechtsanwalt oder Steuerberater, eingeholt werden. Die pauschale Annahme einer dreijährigen Aufbewahrungsfrist ist riskant und kann teuer werden.

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