Wie schreibe ich eine Terminanfrage?

Absolut! Hier ist ein Artikel, der das Thema “Terminanfrage schreiben” umfassend behandelt und sich von anderen Inhalten abhebt:

Die Kunst der Terminanfrage: So sichern Sie sich Ihren Wunschtermin

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist die Fähigkeit, überzeugende Terminanfragen zu formulieren, eine unverzichtbare Kompetenz. Ob für ein wichtiges Verkaufsgespräch, ein informelles Networking-Treffen oder eine entscheidende Projektbesprechung – eine gut formulierte Anfrage erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Sie den gewünschten Termin erhalten.

Doch wie gelingt es, aus der Masse an E-Mails und Anrufen herauszustechen und den Empfänger davon zu überzeugen, Zeit für Sie zu investieren? Hier sind die Schlüsselelemente einer erfolgreichen Terminanfrage:

1. Die Betreffzeile: Der erste Eindruck zählt

Die Betreffzeile ist Ihre Visitenkarte. Sie entscheidet darüber, ob Ihre E-Mail überhaupt geöffnet wird. Vermeiden Sie allgemeine Formulierungen wie “Terminanfrage”. Seien Sie stattdessen präzise und geben Sie den Zweck und idealerweise den Namen des Ansprechpartners an.

• Beispiele:
  • “Terminanfrage: Gespräch zur Optimierung Ihrer Social-Media-Strategie (für Frau Müller)”
  • “Projektvorstellung: Terminwunsch für ein Treffen mit Herrn Schmidt”
  • “Kurze Anfrage: Kennenlernen und Austausch über [Thema]”

2. Die Anrede: Respektvoll und persönlich

Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer persönlichen Anrede. Recherchieren Sie, wer Ihr Ansprechpartner ist, und verwenden Sie den korrekten Titel und Namen. Ein “Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name]” zeigt Wertschätzung und Professionalität. Wenn Sie den Namen nicht herausfinden können, ist “Sehr geehrte Damen und Herren” eine akzeptable Alternative, sollte aber vermieden werden, wenn möglich.

3. Der Zweck: Klarheit und Relevanz schaffen

Erläutern Sie im ersten Absatz kurz und prägnant den Zweck Ihres Anliegens. Was möchten Sie erreichen? Warum ist ein Treffen für beide Seiten von Vorteil?

• Beispiel:
  • “Ich schreibe Ihnen, um einen Termin für ein Gespräch über die Möglichkeiten einer Zusammenarbeit im Bereich [Branche] zu vereinbaren. Ich bin überzeugt, dass unsere Expertise im Bereich [Ihr Fachgebiet] für Ihr Unternehmen von großem Wert sein könnte.”

4. Der Terminwunsch: Präzision und Flexibilität

Nennen Sie einen konkreten Terminvorschlag mit Datum, Uhrzeit und Dauer. Bieten Sie jedoch immer Alternativen an, um dem Empfänger entgegenzukommen.

• Beispiel:
  • “Ich würde mich freuen, Sie am [Datum] um [Uhrzeit] für ca. [Dauer] zu treffen. Alternativ stünde ich Ihnen auch am [Datum] um [Uhrzeit] oder am [Datum] um [Uhrzeit] zur Verfügung.”

5. Die Details: Ort und Agenda

Schlagen Sie einen Ort für das Treffen vor (Ihr Büro, das Büro des Empfängers, ein neutraler Ort) und skizzieren Sie kurz die geplanten Themen. Dies hilft dem Empfänger, sich auf das Gespräch vorzubereiten und die Relevanz besser einzuschätzen.

• Beispiel:
  • “Ich würde vorschlagen, dass wir uns in Ihrem Büro treffen. Während des Gesprächs könnten wir uns über [Thema 1], [Thema 2] und [Thema 3] austauschen.”

6. Die Verfügbarkeitsfrage: Offenheit zeigen

Beenden Sie Ihre E-Mail mit einer offenen Frage, die dem Empfänger die Möglichkeit gibt, seine Präferenzen zu äußern.

• Beispiel:
  • “Passt Ihnen einer der genannten Termine, oder hätten Sie einen anderen Vorschlag?”
  • “Ich bin flexibel und richte mich gerne nach Ihren Möglichkeiten. Bitte lassen Sie mich wissen, welcher Termin Ihnen am besten passt.”

7. Der Abschluss: Professionell und freundlich

Verabschieden Sie sich mit einer höflichen Grußformel wie “Mit freundlichen Grüßen” oder “Freundliche Grüße” und Ihrem vollständigen Namen. Vergessen Sie nicht, Ihre Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse) anzugeben.

Zusätzliche Tipps für den Erfolg:

• Die richtige Länge: Halten Sie Ihre E-Mail kurz und prägnant. Vermeiden Sie lange Absätze und unnötige Informationen.
• Die persönliche Note: Versuchen Sie, eine persönliche Note in Ihre E-Mail einzubringen. Erwähnen Sie beispielsweise einen gemeinsamen Kontakt oder ein aktuelles Projekt des Empfängers.
• Die Fehlerfreiheit: Korrekturlesen ist Pflicht! Achten Sie auf Rechtschreibung und Grammatik.
• Die Nachverfolgung: Wenn Sie nach einigen Tagen keine Antwort erhalten haben, scheuen Sie sich nicht, freundlich nachzufassen.

Fazit:

Eine erfolgreiche Terminanfrage ist mehr als nur eine formale E-Mail. Sie ist eine Visitenkarte, die Ihre Professionalität, Ihre Wertschätzung für die Zeit des Empfängers und Ihr Interesse an einer produktiven Zusammenarbeit widerspiegelt. Mit den oben genannten Tipps und etwas Übung werden Sie in der Lage sein, Terminanfragen zu formulieren, die Ihre Erfolgschancen deutlich erhöhen.