Wie mache ich eine Terminanfrage?

Die Kunst der Terminanfrage per E-Mail: So sichern Sie sich Ihren Termin

In der heutigen schnelllebigen Welt ist die E-Mail-Kommunikation ein unverzichtbares Werkzeug, um Termine zu vereinbaren. Ob für ein geschäftliches Treffen, einen Arztbesuch oder ein privates Anliegen – eine klar formulierte Terminanfrage ist der Schlüssel zu einer effizienten und erfolgreichen Vereinbarung. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie eine überzeugende und professionelle Terminanfrage per E-Mail verfassen, die nicht im Posteingang Ihres Empfängers untergeht und schnell zu einer positiven Antwort führt.

1. Der Betreff: Ihre Visitenkarte im Posteingang

Der Betreff ist das Erste, was der Empfänger sieht. Er muss prägnant, informativ und aussagekräftig sein. Vermeiden Sie allgemeine Formulierungen wie “Terminvereinbarung”. Stattdessen sollten Sie konkret werden:

• Gut: “Terminanfrage: Projektbesprechung [Projektname]”
• Besser: “Terminanfrage: Vorstellung Projekt ‘Neues Webdesign’ – [Ihr Name/Firma]”
• Schlecht: “Termin”

Der Betreff sollte den Zweck des Termins und idealerweise Ihren Namen oder Ihre Firma enthalten, damit der Empfänger sofort weiß, worum es geht.

2. Die Einleitung: Freundlich und fokussiert

Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer höflichen Anrede. Wenn Sie den Empfänger kennen, verwenden Sie seinen Namen (“Sehr geehrte/r Herr/Frau [Nachname]”). Wenn Sie den Namen nicht kennen, wählen Sie eine allgemeine Anrede (“Sehr geehrte Damen und Herren”).

Gehen Sie dann direkt zum Punkt:

• Beispiel: “Ich schreibe Ihnen, um einen Termin für eine Präsentation unseres neuen Projektvorschlags ‘XYZ’ zu vereinbaren.”
• Alternative: “Gerne würde ich mich mit Ihnen zu einem persönlichen Gespräch über [Thema] treffen.”

Vermeiden Sie lange Umschreibungen und kommen Sie schnell zum Kern Ihres Anliegens.

3. Die Terminvorschläge: Flexibilität ist Trumpf

Der wichtigste Teil Ihrer Terminanfrage sind konkrete Terminvorschläge. Bieten Sie mindestens zwei bis drei verschiedene Optionen an, um dem Empfänger die Wahl zu erleichtern.

• Beispiel: “Ich stehe Ihnen an folgenden Tagen zur Verfügung:
  • Montag, 15. Mai, 10:00 – 12:00 Uhr
  • Dienstag, 16. Mai, 14:00 – 16:00 Uhr
  • Mittwoch, 17. Mai, 09:00 – 11:00 Uhr”

Nennen Sie jeweils Datum, Uhrzeit und, falls relevant, den Ort des Termins. Wenn Sie flexibel sind, können Sie dies auch erwähnen: “Ich bin auch offen für andere Terminvorschläge.”

4. Die Beschreibung des Termins: Warum ist er wichtig?

Geben Sie dem Empfänger einen kurzen Überblick darüber, was während des Termins besprochen werden soll. Dies hilft ihm, sich vorzubereiten und die Wichtigkeit des Termins einzuschätzen.

• Beispiel: “In diesem Gespräch möchten wir Ihnen unser Konzept für [Projekt] vorstellen und die nächsten Schritte besprechen.”
• Alternative: “Wir würden gerne die Details unserer Zusammenarbeit im Hinblick auf [Ziel] erörtern.”

Halten Sie die Beschreibung kurz und prägnant.

5. Der Ansprechpartner: Wer ist verantwortlich?

Nennen Sie den Namen und die Kontaktdaten der Person, die für die Terminkoordination verantwortlich ist. Dies kann Ihre eigene E-Mail-Adresse oder Telefonnummer sein, oder die eines Mitarbeiters.

• Beispiel: “Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne unter [Telefonnummer] oder [E-Mail-Adresse] zur Verfügung.”

6. Die Handlungsaufforderung: Was soll der Empfänger tun?

Schließen Sie Ihre E-Mail mit einer klaren Handlungsaufforderung ab. Sagen Sie dem Empfänger genau, was Sie von ihm erwarten.

• Beispiel: “Bitte teilen Sie mir mit, welcher der vorgeschlagenen Termine Ihnen am besten passt, oder schlagen Sie einen alternativen Termin vor.”
• Alternative: “Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung und stehe für weitere Fragen gerne zur Verfügung.”

7. Der Abschluss: Freundlich und professionell

Beenden Sie Ihre E-Mail mit einer freundlichen Grußformel:

• “Mit freundlichen Grüßen”
• “Freundliche Grüße”

Vergessen Sie nicht Ihre vollständigen Kontaktdaten unterhalb Ihrer Signatur.

Zusätzliche Tipps für eine erfolgreiche Terminanfrage:

• Korrekte Rechtschreibung und Grammatik: Eine fehlerfreie E-Mail macht einen professionellen Eindruck.
• Kurz und bündig: Vermeiden Sie unnötige Informationen und lange Sätze.
• Formelle Sprache: Verwenden Sie eine angemessene und höfliche Sprache.
• Zeitnahe Nachverfolgung: Wenn Sie innerhalb weniger Tage keine Antwort erhalten, haken Sie freundlich nach.

Indem Sie diese Tipps befolgen, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Terminanfrage erfolgreich ist und Sie Ihren gewünschten Termin erhalten. Eine gut formulierte Terminanfrage ist nicht nur effizient, sondern auch ein Zeichen von Respekt und Professionalität.

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