Was sind die Aufgaben einer PKA in einer Apotheke?

Viel mehr als nur “helfende Hand”: Die facettenreichen Aufgaben einer Pharmazeutisch-kaufmännischen Angestellten (PKA)

Die Pharmazeutisch-kaufmännische Angestellte (PKA) ist ein unverzichtbarer Bestandteil des Apothekenteams. Oftmals im Hintergrund agierend, trägt sie maßgeblich zum reibungslosen Ablauf und Erfolg der Apotheke bei. Im Gegensatz zur landläufigen Vorstellung geht ihre Tätigkeit weit über einfache Hilfstätigkeiten hinaus. PKAs sind qualifizierte Fachkräfte mit einem breiten Aufgabenspektrum, das sowohl kaufmännische als auch pharmazeutisch-technische Aspekte umfasst.

Der kaufmännische Bereich: Hierbei übernimmt die PKA die Organisation und Verwaltung der Apotheke in erheblichem Umfang. Das umfasst:

• Warenwirtschaft: Von der Warenannahme und -kontrolle über die sorgfältige Prüfung von Lieferscheinen und Rechnungen bis hin zur Einlagerung der Arzneimittel und anderer Waren nach festgelegten Kriterien. Dabei ist die Einhaltung von Kühlketten und Haltbarkeitsdaten essentiell. Auch die Inventur gehört zu ihren Aufgaben.
• Bestellwesen: Die PKA ist verantwortlich für die Bestellung von Medikamenten, Hilfsmitteln und weiteren apothekenüblichen Waren. Sie überwacht Lagerbestände, analysiert den Bedarf und berücksichtigt dabei Lieferzeiten und Preisgestaltung. Ein effizientes Bestellwesen trägt maßgeblich zur Wirtschaftlichkeit der Apotheke bei.
• Rechnungs- und Finanzwesen: Die Bearbeitung von Kundenrechnungen, die Kontrolle von Zahlungseingängen und die allgemeine Buchhaltung fallen ebenfalls in den Aufgabenbereich. Sie unterstützt bei der Abrechnung mit Krankenkassen und sorgt für die korrekte Dokumentation aller finanziellen Vorgänge.
• Kundenberatung (in begrenztem Umfang): Während die Beratung zu Arzneimitteln primär im Aufgabenbereich des Apothekers und der PTA liegt, kann die PKA bei allgemeinen Fragen zum Beispiel zur Abrechnung oder zu den angebotenen Dienstleistungen Auskunft geben und den Kunden freundlich und kompetent betreuen.
• Telefonische Kundenbetreuung und Terminmanagement: Die PKA nimmt Anrufe entgegen, vermittelt an die zuständigen Personen und koordiniert Termine für beispielsweise Impfungen oder Beratungsgespräche.
• Marketing und Werbung: In vielen Apotheken unterstützen PKAs bei der Gestaltung von Werbematerialien, der Organisation von Aktionen und der Pflege der Onlinepräsenz.

Der pharmazeutisch-technische Bereich (in begrenztem Umfang): Obwohl der Schwerpunkt auf kaufmännischen Aufgaben liegt, kann die PKA je nach Apotheke und Ausbildung auch pharmazeutisch-technische Tätigkeiten übernehmen. Dies kann beispielsweise das Abwiegen von Substanzen für Rezepturen, das Etikettieren von Medikamenten oder die Lagerung von Arzneimitteln umfassen. Hierbei ist aber immer die Aufsicht durch den Apotheker oder die PTA gewährleistet.

Zusammenfassend: Die PKA ist ein unverzichtbarer Bestandteil des Apotheken-Teams. Ihre vielseitigen Fähigkeiten und ihr Organisationstalent sorgen für einen effizienten und reibungslosen Ablauf. Sie ist mehr als nur eine “helfende Hand” – sie ist eine qualifizierte Fachkraft, die einen wichtigen Beitrag zum Erfolg der Apotheke leistet. Die Aufgabenvielfalt erfordert nicht nur fachliche Kompetenz, sondern auch Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Genauigkeit.