Wie lange dürfen Daten im Hotel gespeichert werden?

Wie lange dürfen Hotels Ihre Daten speichern? Ein Blick auf die Aufbewahrungsfristen

Ein erholsamer Aufenthalt im Hotel ist eine willkommene Auszeit vom Alltag. Doch was passiert eigentlich mit Ihren persönlichen Daten, nachdem Sie ausgecheckt und die Rechnung bezahlt haben? Wie lange dürfen Hotels Ihre Informationen speichern und welche Gesetze regeln das? Dieser Artikel gibt Ihnen einen Überblick über die geltenden Aufbewahrungsfristen und Ihre Rechte als Gast.

Der Meldeschein und das Bundesmeldegesetz (BMG)

Ein wesentlicher Bestandteil des Check-in-Prozesses ist der Meldeschein. Dieser erfasst wichtige Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum und Reisedauer. Das Bundesmeldegesetz (BMG) regelt die Aufbewahrung dieser Meldescheine.

§ 30 Abs. 2 BMG legt fest, dass Meldescheine nach Beendigung des Beherbergungsvertrags, also nach Abreise des Gastes und Begleichung aller Rechnungen, maximal ein Jahr aufbewahrt werden dürfen. Anschließend müssen sie vernichtet oder gelöscht werden.

Diese Frist dient dazu, den Datenschutz der Gäste zu gewährleisten und Missbrauch von persönlichen Daten zu verhindern.

Welche Daten sind betroffen?

Die einjährige Aufbewahrungsfrist betrifft hauptsächlich die Daten auf dem Meldeschein, darunter:

• Vor- und Nachname
• Adresse
• Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeit
• Ankunfts- und Abreisedatum

Was passiert mit anderen Daten?

Neben den Meldescheindaten erheben Hotels oft weitere Informationen, beispielsweise:

• Buchungsdaten: Diese umfassen Informationen über Zimmerkategorie, Sonderwünsche (z.B. Allergien) und Kontaktinformationen.
• Zahlungsdaten: Kreditkartendetails, Bankverbindungen und Rechnungsadressen.
• Kommunikationsdaten: E-Mail-Korrespondenz, Telefonate und Gästebewertungen.

Die Aufbewahrungsfristen für diese Daten sind nicht explizit im BMG geregelt und richten sich nach anderen Gesetzen, wie dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Diese Gesetze legen Aufbewahrungspflichten für geschäftliche Unterlagen fest, die je nach Art des Dokuments zwischen sechs und zehn Jahren betragen können.

Wichtige Aspekte und Ihre Rechte als Gast:

• Transparenz: Hotels sind verpflichtet, Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten zu informieren. Informieren Sie sich über die Datenschutzerklärung des Hotels.
• Zweckbindung: Daten dürfen nur für den Zweck verwendet werden, für den sie erhoben wurden (z.B. Abwicklung der Buchung, Erfüllung gesetzlicher Pflichten).
• Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, Auskunft über die gespeicherten Daten zu verlangen.
• Recht auf Berichtigung: Sollten Ihre Daten fehlerhaft sein, haben Sie das Recht auf Berichtigung.
• Recht auf Löschung: Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht auf Löschung Ihrer Daten.

Was können Sie tun?

• Fragen Sie nach: Scheuen Sie sich nicht, im Hotel nach den Datenschutzrichtlinien und Aufbewahrungsfristen zu fragen.
• Überprüfen Sie Ihre Daten: Bitten Sie gegebenenfalls um Einsicht in Ihre gespeicherten Daten und korrigieren Sie Fehler.
• Nutzen Sie Ihre Rechte: Machen Sie von Ihrem Recht auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung Gebrauch, wenn Sie dies für notwendig erachten.

Fazit:

Die Aufbewahrung von Meldescheindaten ist durch das Bundesmeldegesetz klar geregelt. Für andere Daten gelten längere Fristen aufgrund handels- und steuerrechtlicher Bestimmungen. Als Gast haben Sie jedoch umfassende Rechte, um den Schutz Ihrer persönlichen Daten zu gewährleisten. Informieren Sie sich, stellen Sie Fragen und nutzen Sie Ihre Rechte, um sicherzustellen, dass Ihre Daten im Hotel verantwortungsvoll behandelt werden.