Wie kommt der Arbeitgeber zur Krankmeldung?

Die digitale Krankmeldung: Wie kommt der Arbeitgeber zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU)?

Seit 2023 hat sich das Verfahren der Krankmeldung grundlegend verändert. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) hat die papierbasierte Variante abgelöst. Doch wie gelangt der Arbeitgeber nun an die Information über die Arbeitsunfähigkeit seines Mitarbeiters? Die Antwort ist komplexer als ein einfaches „Der Arzt schickt sie direkt“.

Der Weg der eAU: Der Arzt übermittelt die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung direkt und verschlüsselt an die Krankenkasse des Mitarbeiters. Dieser Schritt ist für den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber transparent, allerdings erfolgt kein direkter Datenfluss zwischen Arzt und Arbeitgeber. Der Arbeitgeber erhält die Daten nicht direkt vom Arzt.

Der Arbeitgeber erhält die Informationen indirekt: Der Arbeitgeber muss die AU-Daten aktiv bei der Krankenkasse seines Mitarbeiters abrufen. Dies erfolgt über das betriebliche Meldeverfahren, welches sich in der Regel über eine speziell dafür eingerichtete Software, ein Portal oder eine Schnittstelle zur Abrechnungssoftware realisiert. Der Arbeitgeber benötigt hierfür eine eindeutige Identifizierung des Mitarbeiters, üblicherweise die Versicherungsnummer. Ein direkter Zugriff auf das gesamte Datenarchiv der Krankenkasse ist ihm dabei nicht gestattet.

Was bedeutet das für den Arbeitnehmer? Der Arbeitnehmer muss seinen Arbeitgeber weiterhin selbst und rechtzeitig über seine Erkrankung informieren. Die eAU ersetzt nicht die Pflicht zur Information des Arbeitgebers. Eine telefonische Benachrichtigung am ersten Krankheitstag ist nach wie vor empfehlenswert. Dies dient dem Arbeitgeber zur frühzeitigen Planung und Vermeidung von Betriebsstörungen. Die eAU selbst bestätigt lediglich die Arbeitsunfähigkeit gegenüber dem Arbeitgeber.

Herausforderungen und Stolpersteine: Die Umstellung auf die eAU ist ein komplexer Prozess. Nicht alle Arbeitgeber sind gleichermaßen gut auf die neuen Abläufe vorbereitet. Probleme können entstehen, wenn:

• Die technische Infrastruktur des Unternehmens nicht auf die neuen Anforderungen vorbereitet ist. Ein reibungsloser Abruf der eAU erfordert die entsprechende Software und die Schulung der Mitarbeiter.
• Die Identifizierung des Mitarbeiters nicht eindeutig erfolgen kann. Hier sind klare interne Prozesse und die korrekte Verwaltung von Versicherungsnummern essentiell.
• Datenschutzbestimmungen nicht eingehalten werden. Der Zugang zu den AU-Daten ist streng geregelt und muss die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) beachten.

Fazit: Die digitale Krankmeldung vereinfacht zwar den Prozess langfristig, stellt aber auch neue Herausforderungen an Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Eine frühzeitige und offene Kommunikation, eine gut funktionierende IT-Infrastruktur und das Einhalten der Datenschutzbestimmungen sind entscheidend für einen reibungslosen Ablauf. Die eAU ersetzt nicht die Informationspflicht des Arbeitnehmers, sondern dient als zusätzliche Bestätigung der Arbeitsunfähigkeit. Der Arbeitgeber bleibt weiterhin darauf angewiesen, die AU-Daten aktiv über die Krankenkasse abzurufen.