Wie fordert der Arbeitgeber die AU an?

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU): So funktioniert die Datenabfrage für Arbeitgeber

Die Zeiten der papiergebundenen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) – der umgangssprachlichen „gelben Karte“ – sind vorbei. Seit Anfang 2023 erfolgt die Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsdaten elektronisch (eAU) direkt von der Krankenkasse an den Arbeitgeber. Dieser Prozess revolutioniert die bisherige Praxis und bietet sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern erhebliche Vorteile. Doch wie funktioniert die Datenabfrage für den Arbeitgeber genau?

Im Kern ist der Ablauf denkbar einfach: Der Arbeitgeber muss nichts aktiv unternehmen, um die eAU zu erhalten, sondern lediglich die technische Möglichkeit zur Datenabfrage schaffen. Dies geschieht in der Regel durch die Einrichtung eines entsprechenden Zugangs beim eAU-Dienstleister der Krankenkassen. Es gibt verschiedene Anbieter, die diese Dienstleistung anbieten, und der Arbeitgeber muss sich für einen entscheiden. Die Auswahl des Anbieters hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie beispielsweise der Größe des Unternehmens und der bereits vorhandenen IT-Infrastruktur.

Die konkreten Schritte zur Einrichtung variieren je nach Anbieter, umfassen aber in der Regel folgende Punkte:

• Registrierung: Der Arbeitgeber registriert sich beim gewählten eAU-Dienstleister und legt ein Benutzerkonto an.
• Identifizierung: Die Identität des Unternehmens wird verifiziert, meist durch die Vorlage relevanter Dokumente.
• Technische Anbindung: Der Zugriff auf die eAU-Daten wird über eine Schnittstelle oder ein Portal ermöglicht. Oftmals wird hierfür eine Softwarelösung benötigt, die entweder direkt vom Anbieter zur Verfügung gestellt wird oder in die bestehende Gehaltsabrechnungssoftware integriert werden kann.
• Mitarbeiterdatenübermittlung: Der Arbeitgeber muss seine Mitarbeiterdaten an den Dienstleister übermitteln, um die Zuordnung der eAU zu den richtigen Arbeitnehmern sicherzustellen. Hierbei sind Datenschutzbestimmungen selbstverständlich zu beachten.

Sobald die technische Anbindung hergestellt ist, erhält der Arbeitgeber automatisiert die eAU-Daten von der Krankenkasse, sobald ein Mitarbeiter eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung von seinem Arzt erhält. Ein manuelles Anfordern der AU ist nicht mehr notwendig. Der Arbeitgeber muss sich also nicht mehr um den postalischen Versand oder das Scannen von Dokumenten kümmern. Dies spart Zeit und Ressourcen und reduziert den administrativen Aufwand erheblich.

Was passiert, wenn die technische Anbindung nicht funktioniert?

Sollte der Arbeitgeber die technische Einrichtung versäumen oder Probleme bei der Anbindung haben, erhält er die eAU-Daten nicht automatisch. In diesem Fall kann er sich an den gewählten eAU-Dienstleister wenden oder sich alternativ direkt an die Krankenkassen seiner Mitarbeiter wenden, um die notwendigen Informationen zu erhalten. Eine papierbasierte AU ist in solchen Ausnahmefällen jedoch nicht mehr die Regel.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Empfang der eAU für Arbeitgeber weitgehend automatisiert und unkompliziert ist. Die aktive Beteiligung beschränkt sich auf die einmalige Einrichtung des Zugangs beim eAU-Dienstleister. Dieser Schritt ist jedoch essentiell für die reibungslose Abwicklung der Arbeitsunfähigkeitsmeldungen und trägt zu einer effizienteren und modernen Personalverwaltung bei.