Was muss der Arbeitgeber zur Krankenkasse schicken?

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Ab 2023 vereinfacht sich das Krankmeldungsverfahren: Arbeitgeber rufen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen elektronisch bei den Krankenkassen ab. Die Pflicht zur Vorlage eines Papierausdrucks durch den Arbeitnehmer entfällt damit weitgehend. Dies reduziert bürokratischen Aufwand und beschleunigt die internen Prozesse im Unternehmen erheblich.

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Die neuen Regeln zur Krankmeldung: Was der Arbeitgeber 2023 zur Krankenkasse schicken muss (und was nicht mehr)

Seit 2023 hat sich das Verfahren der Krankmeldung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber grundlegend vereinfacht. Das papierbasierte System der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) weicht zunehmend einer elektronischen Lösung. Doch welche Informationen müssen Arbeitgeber nun noch an die Krankenkasse übermitteln, und welche Aufgaben entfallen?

Das Ende des Papierkrams – elektronischer Abruf der AU:

Der größte Unterschied besteht in der Wegfallpflicht der papierhaften Vorlage der AU durch den Arbeitnehmer. Arbeitgeber können die AU-Daten ihrer Mitarbeiter*innen nun elektronisch bei der Krankenkasse abrufen. Dies geschieht über das eAU-System, welches die Daten direkt und sicher zwischen Arztpraxis, Krankenkasse und Arbeitgeber austauscht. Dieser elektronische Austausch ermöglicht eine deutlich schnellere und effizientere Abwicklung der Krankmeldung.

Was der Arbeitgeber NICHT mehr an die Krankenkasse schicken muss:

Die ausgedruckte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Der Arbeitnehmer muss die AU-Bescheinigung nicht mehr dem Arbeitgeber vorlegen. Dieser erhält die notwendigen Informationen direkt von der Krankenkasse über das eAU-System.
Kopien der AU: Der Arbeitgeber braucht keine Kopien der AU für seine eigenen Unterlagen mehr zu erstellen und zu archivieren.

Was der Arbeitgeber weiterhin tun muss (und gegebenenfalls an die Krankenkasse übermittelt):

Auch wenn der elektronische Austausch die Hauptrolle spielt, gibt es weiterhin Punkte, die die Arbeitgeber beachten müssen:

Meldung des Arbeitsausfalls: Der Arbeitgeber muss den Arbeitsausfall des Mitarbeiters weiterhin intern erfassen und dokumentieren. Dies dient der Lohnbuchhaltung und der internen Personalplanung.
Datenabgleich (falls nötig): Im Ausnahmefall, etwa bei technischen Problemen mit dem eAU-System oder bei nicht teilnehmenden Ärzten, kann es vorkommen, dass der Arbeitgeber die AU weiterhin vom Mitarbeiter in Papierform erhält. In diesen Fällen ist die Weiterleitung der Informationen an die Krankenkasse weiterhin erforderlich – jedoch in der Regel nur auf Anfrage der Krankenkasse.
Kontrolle der AU-Daten: Der Arbeitgeber kann die vom eAU-System übermittelten Daten auf Plausibilität prüfen. Bei Unstimmigkeiten sollte er Kontakt mit dem Mitarbeiter und gegebenenfalls der Krankenkasse aufnehmen.
Compliance: Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die internen Prozesse zur Krankmeldung den gesetzlichen Vorgaben und den Datenschutzbestimmungen entsprechen.

Fazit:

Die Einführung des eAU-Systems vereinfacht die Krankmeldungsprozesse erheblich. Der bürokratische Aufwand für Arbeitgeber reduziert sich deutlich, da der Papierkram weitgehend entfällt. Die elektronische Datenübertragung beschleunigt die Prozesse und führt zu mehr Effizienz. Dennoch ist es wichtig, die internen Abläufe anzupassen und die wenigen verbleibenden Pflichten zu erfüllen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Im Zweifelsfall sollte der Arbeitgeber Kontakt mit seiner zuständigen Krankenkasse aufnehmen.