Welche Personalakten müssen 10 Jahre aufbewahrt werden?

welche personalakten müssen 10 jahre aufbewahrt werden?

Die rechtlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von Personalunterlagen erfordern genaue Differenzierungen nach Dokumentenarten und Fristenbeginn. Korrektes Archivieren schützt Betriebe vor rechtlichen Risiken und Fehlern bei der Fristenberechnung. Entdecken Sie die genauen gesetzlichen Regelungen und Besonderheiten für welche personalakten müssen 10 jahre aufbewahrt werden im Detail.

Welche Personalakten müssen 10 Jahre aufbewahrt werden?

Für eine komplette Personalakte an sich gibt es keine pauschale gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren, da sie aus vielen verschiedenen Dokumenten besteht. Eine pauschale Zehnjahresfrist existiert im deutschen Arbeitsrecht schlichtweg nicht. Allerdings müssen alle lohn-, steuer- und handelsrechtlich relevanten Unterlagen, die für die betriebliche Gewinnermittlung von Bedeutung sind, zwingend 8 Jahre lang aufbewahrt werden.^[2] Aber es gibt einen Haken, den viele Personalabteilungen bei der täglichen Arbeit übersehen.

In meiner jahrelangen Praxis im HR-Bereich habe ich unzählige Unternehmen gesehen, die aus Angst vor Bußgeldern aufbewahrungsfristen personalakte 10 jahre starr für ein ganzes Jahrzehnt im Keller einlagern. Das ist nicht nur teuer, sondern verstößt auch massiv gegen den Grundsatz der Speicherbegrenzung nach der DSGVO. Wer Dokumente ohne rechtliche Grundlage aufhebt, riskiert empfindliche Strafen. Die Lösung liegt darin, die Akte beim Ausscheiden eines Mitarbeiters systematisch zu zerlegen. Das bedeutet zwar anfänglich mehr Aufwand, rettet Sie aber vor dem datenschutzrechtlichen Minenfeld.

Diese spezifischen Personalunterlagen unterliegen der 10-Jahres-Frist

Dokumente, die direkten Einfluss auf die Bilanzierung, die steuerliche Bewertung oder die Gewinnermittlung des Unternehmens haben, müssen ohne Ausnahme für 10 Jahre archiviert werden. Der Gesetzgeber verlangt hier eine lückenlose Transparenz, um Betriebsprüfungen auch nach Jahren lückenlos durchführen zu können. Wenn diese Unterlagen im Original fehlen, drohen schätzungsweise erhebliche Steuernachzahlungen.

Zu den Dokumenten, die Sie zwingend für die volle Dauer von 10 Jahren sichern müssen, gehören unter anderem: Gehaltslisten und Lohnjournale: Vorausgesetzt, sie dienen direkt als Buchungsbeleg für die Finanzbuchhaltung und dokumentieren die abgeflossenen Beträge. Kontoauszüge und Bankunterlagen: Alle Nachweise, welche die tatsächliche Überweisung von Gehältern, Boni oder Sonderzahlungen lückenlos belegen. Dokumente zur betrieblichen Altersvorsorge (bAV): Versorgungsakten, bei denen nach Ablauf des Jahres die letzte Versorgungszahlung geleistet wurde, sofern kein Wiederaufleben der Ansprüche droht. Arbeitsmedizinische Vorsorgeunterlagen: Ärztliche Bescheinigungen, Befunde und Nachweise über Vorsorgeuntersuchungen, gerechnet ab der letzten Untersuchung des Beschäftigten.

Selten habe ich eine Compliance-Vorgabe erlebt, die so strikt kontrolliert wird wie diese Fristen. Doch Vorsicht bei rein steuerrelevanten Belegen wie Reisekostenabrechnungen oder Lohnsteueranmeldungen: Durch gesetzliche Neuregelungen wie das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurden die Fristen für aufbewahrungspflicht personalakte hgb ao ab 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Aber für originäre Personal- und Sozialversicherungsunterlagen gilt diese Verkürzung meist nicht. Wer hier voreilig den Schredder anwirft, steht bei der nächsten Prüfung mit dem Rücken zur Wand.

Der exakte Fristbeginn: Warum das Jahresende alles entscheidet

Die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren beginnt niemals am Tag des Ausscheidens oder am Tag der Ausstellung des Dokuments, sondern immer erst mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist oder die letzte Eintragung vorgenommen wurde.^[3] Das führt in der Praxis regelmäßig zu massiven Rechenfehlern bei der Archivierung. Ein im Januar ausgestelltes Dokument liegt somit fast ein Jahr länger im Archiv als gesetzlich vorgeschrieben.

Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter verlässt Ihr Unternehmen am 15. März 2026. Das Lohnkonto und die finalen Buchungsbelege werden in diesem Monat erstellt. Die Zehnjahresfrist beginnt nicht im März 2026, sondern exakt am 31. Dezember 2026 um 24:00 Uhr. Das bedeutet im Klartext: Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung endet erst mit dem Ablauf des 31. Dezember 2036. Erst ab dem 1. Januar 2037 dürfen diese sensiblen Daten vernichtet werden.

Die Frist kann sich zudem weiter verlängern - und das überrascht die meisten HR-Verantwortlichen -, wenn eine Betriebsprüfung oder eine steuerliche Außenprüfung vor Ablauf der Frist begonnen hat. In diesem Fall greift eine Ablaufhemmung. Die Dokumente müssen so lange vorgelegt werden können, bis die Prüfung final abgeschlossen und der Steuerbescheid rechtskräftig ist. Ein starres Löschen nach Kalenderjahren ist ohne vorherigen Abgleich mit der Finanzabteilung also extrem gefährlich.

Sonderregelungen für medizinische Daten und Betriebsärzte

Besondere Vorsicht gilt bei Gesundheitsdaten, die von unternehmenseigenen Ärzten oder externen Betriebsärzten erhoben wurden. Diese Daten unterliegen nicht der klassischen Abgabenordnung, sondern spezifischen medizinischen Verordnungen wie der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge. Hier greift der Schutz der Intimsphäre der Mitarbeiter noch intensiver als bei reinen Finanzdaten.

Medizinische Unterlagen, Befunde und die Dokumentation von Vorsorgeuntersuchungen müssen im Regelfall 10 Jahre aufbewahrt werden, allerdings gerechnet ab dem Tag der letzten Untersuchung - völlig unabhängig vom Jahresend^[4] e. Arbeiten Mitarbeiter mit Gefahrstoffen oder sind sie krebserzeugenden Stoffen ausgesetzt, verlängert sich diese Frist im Arbeitsschutzrecht drastisch auf bis zu 40 Jahre. Diese Dokumente gehören strikt getrennt von der restlichen Personalakte archiviert, da normale HR-Mitarbeiter darauf ohnehin kein Zugriffsrecht haben dürfen.

Aufbewahrungsfristen im HR-Bereich im direkten Vergleich

Da eine Personalakte ein dynamisches Gebilde ist, gelten für ihre unterschiedlichen Bestandteile völlig verschiedene gesetzliche Fristen. Hier ist die Übersicht für eine rechtssichere HR-Struktur.

Lohn- und Gehaltsbelege (Gewinnermittlung) ⭐

Gering, da eine explizite gesetzliche Pflicht zur Speicherung besteht

Mit Schluss des Kalenderjahres der Entstehung

§ 147 AO, § 257 HGB

10 Jahre

Reine Arbeitsverträge & Zeugnisse

Hoch bei Überaufbewahrung ohne berechtigtes Interesse

Mit Schluss des Kalenderjahres, in dem das Arbeitsverhältnis endete

§ 195 BGB (Regelmäßige Verjährungsfrist)

3 Jahre (Empfehlung für Zeugniszweitschriften: 10 Jahre)

Bewerbungsunterlagen (Absagen)

Extrem hoch; Speicherung im Talent-Pool erfordert zwingend eine Einwilligung

Ab Zugang des Ablehnungsschreibens beim Bewerber

§ 15 Abs. 4 AGG (Klagefrist wegen Diskriminierung)

4 bis 6 Monate

Das DSGVO-Debakel der Service GmbH: Wenn Gutmütigkeit teuer wird

Die Service GmbH aus Köln, ein mittelständisches Unternehmen mit rund 120 Mitarbeitern, lagerte nach dem Ausscheiden von Angestellten grundlegend alle Personalakten ungeprüft in einem alten Archivraum im Keller ein. Die HR-Leiterin Sabine wollte damit auf Nummer sicher gehen, falls Prüfungen anstehen.

Der fatale Fehler passierte, als ein ehemaliger Mitarbeiter, der im Streit geschieden war, drei Jahre nach seinem Austritt eine detaillierte Auskunft nach Art. 15 DSGVO forderte. Bei der Suche stellte sich heraus, dass noch alte Abmahnungen, Kopien seines Führerscheins und private Notizen im Keller lagen.

Anstatt die Akte vorab bereinigt zu haben, geriet das Team in Panik, da der Ex-Mitarbeiter mit einem Anwalt drohte. Sabine realisierte schmerzhaft, dass rein arbeitsrechtliche Daten ohne Relevanz für die Steuer nach der dreijährigen Verjährungsfrist sofort gelöscht werden müssen.

Das Unternehmen musste mühsam in 14 Tagen Sonderarbeit alle Altdaten händisch trennen. Die Service GmbH zahlte zwar kein Bußgeld, investierte aber über 5.000 Euro an internen Personalkosten und Anwaltsgebühren, nur um das Archiv eilig datenschutzkonform zu bereinigen.