Wie bekommt der Arbeitgeber die Krankmeldung 2024?

Krankmeldung 2024: So erhält der Arbeitgeber die AU

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU), umgangssprachlich auch Krankmeldung genannt, erhält der Arbeitgeber im Jahr 2024 in erster Linie digital. Das papierbasierte Zeitalter der Krankmeldungen neigt sich endgültig dem Ende zu. Doch wie genau funktioniert dieser digitale Prozess und was müssen Arbeitgeber beachten?

Der digitale Weg: Die eAU

Das Herzstück des neuen Systems ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Diese wird direkt von der Arztpraxis an die Krankenkasse des Arbeitnehmers übermittelt. Der Arbeitgeber erhält keine Kopie der eAU direkt vom Arzt oder Arbeitnehmer. Stattdessen greift er über verschiedene Wege auf die Daten zu:

• Über die Krankenkasse: Viele Krankenkassen bieten ihren Arbeitgeberkunden Portale oder Apps an, über die sie die AU-Daten ihrer Mitarbeiter einsehen können. Der Zugriff erfordert in der Regel eine vorherige Registrierung und eine sichere Authentifizierung. Die konkreten Zugangsmodalitäten variieren je nach Krankenkasse. Arbeitgeber sollten sich daher direkt bei der Krankenkasse ihres jeweiligen Mitarbeiters informieren.
• Über Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware: Moderne Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramme integrieren oft Schnittstellen zu den Krankenkassen, um die eAU-Daten automatisch abzurufen. Dies automatisiert den Prozess erheblich und reduziert den administrativen Aufwand.
• Über Drittanbieter: Einige Unternehmen bieten spezielle Lösungen an, die den Zugriff auf die eAU-Daten verschiedener Krankenkassen vereinfachen und zentralisieren.

Die Papierkopie: Eine Ausnahme für gesetzlich Versicherte

Obwohl die eAU den Standard darstellt, erhalten gesetzlich versicherte Arbeitnehmer weiterhin eine Papierkopie der AU vom Arzt. Diese dient als Nachweis für den Arbeitnehmer selbst und kann, falls nötig, auch an den Arbeitgeber weitergegeben werden. Allerdings ersetzt die Papierkopie nicht die elektronische Übermittlung an die Krankenkasse. Der Arbeitgeber sollte sich primär auf die Daten aus der eAU verlassen und die Papierkopie nur als ergänzende Information betrachten.

Was Arbeitgeber beachten sollten:

• Datenschutz: Der Zugriff auf die AU-Daten unterliegt strengen Datenschutzbestimmungen. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass sie die Daten nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben verarbeiten.
• Technische Voraussetzungen: Für den Zugriff auf die eAU-Daten sind gegebenenfalls technische Anpassungen erforderlich, beispielsweise die Einrichtung eines entsprechenden Zugangs bei der Krankenkasse oder die Integration der Schnittstellen in die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware.
• Informationspflicht: Arbeitgeber sollten ihre Mitarbeiter über den neuen Prozess der elektronischen Krankmeldung informieren und gegebenenfalls Hilfestellung bei Fragen anbieten.
• Ausnahmen: In einigen Fällen, beispielsweise bei privat Versicherten, kann die Übermittlung der AU weiterhin über den klassischen Papierweg erfolgen. Arbeitgeber sollten sich in solchen Situationen direkt an den Arbeitnehmer wenden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die elektronische Krankmeldung im Jahr 2024 zum Standard geworden ist. Durch den digitalen Prozess wird die Abwicklung von Krankmeldungen effizienter und sicherer. Arbeitgeber sollten sich frühzeitig über die Möglichkeiten des Zugriffs auf die eAU-Daten informieren und die notwendigen technischen und organisatorischen Vorkehrungen treffen.