Wie lange werden Daten aufbewahrt?

Wie lange werden Daten aufbewahrt?

Die Aufbewahrung von Daten, sowohl digital als auch physisch, unterliegt klaren Richtlinien, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen für rechtliche, geschäftliche und historische Zwecke zugänglich bleiben. Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Art der Daten und den geltenden gesetzlichen Bestimmungen.

Digitale Dokumente

• Clearingauszüge: Sechs Jahre nach Ende des Vertragszeitraums
• Darlehensunterlagen: Zehn Jahre nach Ende des Vertragszeitraums
• Verfahrensdokumentationen: Zehn Jahre
• Datensicherungen: Zehn Jahre

Physische Dokumente

Je nach Gerichtsbarkeit und Art des Dokuments gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Im Allgemeinen werden physische Dokumente wie Verträge, Rechnungen und Quittungen für eine Dauer von:

• Sieben Jahre: Steuerdokumente
• Sechs Jahre: Finanzdokumente (z. B. Bankauszüge)
• Vier Jahre: Kaufbelege

Gründe für die Datenaufbewahrung

Die lange Aufbewahrungsfrist für bestimmte Datentypen dient mehreren Zwecken:

• Rechtliche Compliance: Die Aufbewahrung von Daten für die vorgeschriebenen Zeiträume ist in vielen Ländern gesetzlich vorgeschrieben.
• Überprüfung: Daten können für Prüfungen durch staatliche Behörden oder interne Rechnungsprüfer benötigt werden.
• Rechtliche Verteidigung: Daten können als Beweismittel in Rechtsstreitigkeiten dienen.
• Historische Referenz: Daten können wertvolle Einblicke in vergangene Ereignisse und Trends liefern.

Datensicherung und Aufbewahrung

Um sicherzustellen, dass Daten über die erforderliche Zeitspanne hinweg verfügbar sind, sind Datensicherungspläne von entscheidender Bedeutung. Daten sollten regelmäßig gesichert und an einem sicheren Ort außerhalb des Unternehmensstandorts aufbewahrt werden.

Ausnahmen

In bestimmten Fällen können Daten für längere Zeiträume aufbewahrt werden, beispielsweise:

• Steuerunterlagen: Einige Steuerbehörden verlangen eine Aufbewahrungsfrist von bis zu 20 Jahren.
• Medizinische Unterlagen: Medizinische Unterlagen werden oft unbegrenzt aufbewahrt, um die Kontinuität der Pflege zu gewährleisten.
• Historisch wertvolle Daten: Daten, die einen erheblichen historischen Wert haben, können in Archiven oder Museen aufbewahrt werden.

Fazit

Die Aufbewahrung von Daten für die vorgeschriebenen Zeiträume ist für die Einhaltung rechtlicher Vorschriften, die Überprüfung der Geschäftstätigkeit, die rechtliche Verteidigung und die historische Referenz unerlässlich. Durch die Implementierung geeigneter Datensicherungspläne und die Kenntnis der geltenden Aufbewahrungsfristen können Unternehmen sicherstellen, dass wichtige Daten sicher und zugänglich bleiben.