Wie lange dauert der Abruf der eAU?

Wie lange dauert der Abruf der eAU wirklich? Eine realistische Einschätzung für Arbeitgeber

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) hat die papierbasierte Krankmeldung weitgehend abgelöst und den administrativen Aufwand für Arbeitgeber deutlich reduziert. Statt auf den Posteingang zu warten, können Sie die eAU Ihrer Mitarbeiter bequem über Lohnprogramme wie LODAS oder Lohn und Gehalt abrufen. Doch wie lange dauert es tatsächlich, bis die Daten verfügbar sind und welche Faktoren beeinflussen die Abrufzeit?

Der Idealfall und die Realität: Eine zeitliche Einordnung

Die gute Nachricht: Der Abruf der eAU ist in den meisten Fällen schnell und unkompliziert. Als Faustregel sollten Sie den Abruf idealerweise 3 bis 4 Tage vor der anstehenden Lohnabrechnung einplanen. In diesem Zeitraum sollten Sie in der Regel die Rückmeldung mit der eAU-Information erhalten.

Allerdings ist es wichtig, sich bewusst zu sein, dass dies nur ein Richtwert ist. Die tatsächliche Dauer kann variieren und in Einzelfällen auch bis zu 14 Tage betragen. Diese Diskrepanz zwischen Ideal und Realität kann verschiedene Ursachen haben:

• Übermittlungsverzögerungen: Die Datenübertragung zwischen Arztpraxis, Krankenkasse und Lohnprogramm kann durch technische Probleme oder Systemausfälle verzögert werden.
• Bearbeitungszeiten bei der Krankenkasse: Auch wenn die Daten elektronisch vorliegen, kann die Bearbeitung bei der Krankenkasse Zeit in Anspruch nehmen.
• Fehlerhafte Daten: Fehlerhafte oder unvollständige Angaben in der Krankmeldung können zu Rückfragen und Verzögerungen führen.
• Hohe Belastung: Besonders in Zeiten hoher Krankheitswellen kann es zu Engpässen und längeren Bearbeitungszeiten kommen.

Was können Arbeitgeber tun, um den Prozess zu beschleunigen?

Obwohl Sie die tatsächliche Dauer des Abrufs nicht direkt beeinflussen können, gibt es einige Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um den Prozess zu optimieren:

• Frühzeitiger Abruf: Planen Sie den Abruf der eAU nicht erst kurz vor der Lohnabrechnung ein. Je früher Sie den Abruf starten, desto mehr Zeit haben Sie, um eventuelle Verzögerungen aufzufangen.
• Korrekte Stammdaten: Stellen Sie sicher, dass die Stammdaten Ihrer Mitarbeiter im Lohnprogramm korrekt und aktuell sind. Falsche oder fehlende Angaben können zu Fehlermeldungen und Verzögerungen führen.
• Regelmäßige Kontrolle: Überprüfen Sie regelmäßig den Status des Abrufs in Ihrem Lohnprogramm. So können Sie frühzeitig erkennen, ob es Probleme gibt.
• Kommunikation mit dem Mitarbeiter: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter darüber, dass sie sich bei Problemen mit der eAU-Übermittlung an Sie wenden können. Gemeinsam können Sie die Ursache ermitteln und gegebenenfalls die Krankenkasse oder den Arzt kontaktieren.

Fazit:

Der Abruf der eAU ist in der Regel ein schneller und effizienter Prozess. Planen Sie jedoch ausreichend Zeit ein und berücksichtigen Sie mögliche Verzögerungen. Durch eine sorgfältige Vorbereitung und regelmäßige Kontrolle können Sie den Prozess optimieren und sicherstellen, dass die Informationen rechtzeitig für die Lohnabrechnung vorliegen. Die genannten Punkte helfen Ihnen, sich einen realistischen Zeitrahmen zu setzen und unnötigen Stress zu vermeiden.